Ministerstwo Rozwoju z Głównym Inspektorem Sanitarnym przygotowało wytyczne dla dla organizatorów spotkań biznesowych, szkoleń, konferencji i kongresów w trakcie epidemii SARS-CoV-2.
Zapewnienie bezpieczeństwa w miejscu realizacji wydarzenia/spotkania
- Dostosowanie liczby uczestników do obowiązujących przepisów.
- Należy bezwzględnie przestrzegać ograniczeń i kontrolować liczbę osób przebywających na terenie wydarzenia.
- Do momentu pełnego przywrócenia ruchu granicznego realizuje się wyłącznie wydarzenia/spotkania krajowe.
- Układ przestrzenny (tzw. set-up, tj. m.in. ustawienie krzeseł, stołów, sceny etc.) spotkania/wydarzenia powinien zostać zorganizowany w sposób:
- zapewniający zwiększenie fizycznej odległości między uczestnikami spotkania/wydarzenia min. 2 metry;
- uniemożliwiający samodzielny wybór miejsca przez uczestnika wydarzenia/spotkania (miejsca/krzesła itp. specjalnie oznakowane i przypisane do danej osoby).
- Należy zapewnić w miejscu realizacji spotkania/wydarzenia odpowiednią liczbę dozowników z płynem do dezynfekcji rąk dostępnych dla uczestników wydarzenia/spotkania, a w szczególności przy wejściach na teren spotkania, w obszarze recepcji, przy wejściu do wind, punktów gastronomicznych oraz przy wejściu/wyjściu z toalet.
- Należy zapewnić regularne (kilka razy w ciągu dnia, nie rzadziej niż co godzinę, w zależności od liczby uczestników, skali przedsięwzięcia, czyszczenie powierzchni wspólnych, z którymi stykają się uczestnicy wydarzenia/spotkania, takich jak: toalety, windy, klamki, poręcze, blaty, oparcia krzeseł, włączniki świateł, przyciski, uchwyty, oraz innych, często dotykanych powierzchni.
- Należy utrzymywać w pomieszczeniach dobrą wentylację, należy często je wietrzyć (szczególnie przed, jak i po samym wydarzeniu/spotkaniu) oraz kompleksowo myć/sprzątać przy wykorzystaniu odpowiednich środków czyszczących miejsca realizacji wydarzenia/spotkania zarówno przed jego rozpoczęciem, jak i po jego zakończeniu (niezwłocznie).
- Zorganizowanie stref wejścia/wyjścia na teren realizacji wydarzenia/spotkania zgodnie z poniższymi zaleceniami:
- W widocznym miejscu przed wejściem na teren spotkania/wydarzenia powinna być umieszczona instrukcja dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki, a przy dozownikach z płynem do dezynfekcji – instrukcja prawidłowej dezynfekcji rąk.
- Oczekiwanie w kolejce do wejścia na teren spotkania powinno umożliwiać min. 2-metrową odległość między uczestnikami wydarzenia/spotkania.
- W ramach możliwości zapewnienie bezdotykowego wejścia na teren wydarzenia/spotkania (np. otwarcie na stałe i zablokowanie drzwi).
- Należy maksymalnie jak to jest tylko możliwe ograniczyć możliwość kontaktu osób wchodzących i wychodzących, ograniczyć możliwość zbierania się uczestników w ciągach komunikacyjnych w sposób uniemożliwiający zachowanie odpowiedniego dystansu. Wyjście z terenu spotkania powinno być przygotowane w innym miejscu niż wejście na jego teren i wyraźnie oznaczone z zakazem wychodzenia wejściem.
- Zmniejszenie maksymalnej liczby osób, mogących jednocześnie przebywać́ w windzie (maksymalna dopuszczalna liczba osób podzielona przez 3, z wyłączeniem rodzin), zaleca się, by z wind korzystały osoby, które mają trudności w przemieszczaniu się pomiędzy kondygnacjami.
- Zorganizowanie recepcji / punktu rejestracji uczestników spotkania / wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
- W etapie I rekomenduje się rezygnację z recepcji/punktu rejestracji uczestników spotkania/wydarzenia na rzecz wcześniejszej rejestracji online i wcześniejszego wydania/przekazania przez organizatora wydarzenia/spotkania stosownych identyfikatorów, czy też kodów cyfrowych umożliwiających sprawne/bezdotykowe potwierdzenie tożsamości uczestników wydarzenia/spotkania przez zwiększoną ilość personelu bez konieczności kierowania uczestników wydarzenia / spotkania do specjalnego punktu w tym zakresie.
- W przypadku funkcjonowania recepcji na terenie wydarzenia/spotkania należy ograniczyć czas przebywania na terenie recepcji do minimum. Zaleca się wcześniejszą rejestrację online i maksymalnie ograniczenie czynności operacyjnych przez pracowników recepcji wydarzenia/spotkania.
- Należy stosować min. 2 m odstępu pomiędzy uczestnikami oczekującymi na rejestrację poprzez np. komunikaty obsługi wydarzenia/spotkania, czy też specjalne oznaczenia na podłodze.
- Dezynfekowanie powierzchni lady recepcyjnej w punkcie obsługi nie rzadziej niż co godzinę̨.
- Wszystkie czynności obsługi recepcji wobec uczestników wydarzenia/spotkania powinny być realizowane w sposób bezdotykowy.
- Zorganizowanie szatni/punktu przechowywania bagażu w sposób następujący:
- Maksymalne możliwe zwiększenie liczby personelu obsługującego szatnię lub zapewnienie możliwości samodzielnego wieszania okryć wierzchnich przez uczestników wydarzenia/spotkania.
- Oczekiwanie w kolejce do szatni powinno umożliwiać min. 2-metrową odległość między uczestnikami spotkania/wydarzenia.
- Obsługa szatni powinna zostać wyposażona w środki ochrony indywidualnej, w tym maski lub przyłbice, rękawiczki oraz środki do dezynfekcji rąk (należy wskazać środki zgodnie z obowiązującymi przepisami), a także nieprzemakalne fartuchy z długim rękawem, do użycia w razie potrzeby.
- W miarę możliwości okrycia wierzchnie powinny być wieszane na co drugim wieszaku, a wydawane numery przyporządkowane do okrycia wierzchniego powinny być do użytku jednorazowego.
- Zapewnienie posiłków i napojów uczestnikom wydarzenia/spotkania zgodnie z poniższymi zaleceniami:
- Serwowanie posiłków oraz napojów bezpośrednio przez obsługę (rezygnacja z tzw. bufetów).
- Uczestnicy spotkania/wydarzenia mogą spożywać posiłki na terenie spotkania jedynie przy zachowaniu odpowiedniej odległości (min. 2 m dystansu pomiędzy siedziskami/stołami/stolikami koktajlowymi).
- W przypadku systemu zmianowego przy wydawaniu posiłków i napojów obsługa powinna po uprzednim wykorzystaniu przez daną osobę/dane osoby krzesła/stołu/stolika natychmiast zdezynfekować dany mebel/meble stosując odpowiednie środki.
- W przypadku organizacji żywienia na miejscu, należy stosować się do wymagań higieniczno-epidemiologicznych zawartych w wytycznych dla gastronomii.
- Zapewnienie funkcjonowania ogólnodostępnych toalet dla uczestników/pracowników spotkania/wydarzenia zgodnie z poniższymi zaleceniami:
- Należy zapewnić płynne mydło, płyn do dezynfekcji rąk oraz ręczniki jednorazowe papierowe.
- Należy wywiesić instrukcje dot. mycia rąk, zdejmowania i zakładania rękawiczek, zdejmowania i zakładania maseczki oraz instrukcję prawidłowej dezynfekcji rąk.
- Zakaz używania suszarek do rąk.
- Należy wywiesić oraz zastosować oznaczenia na podłodze przypominające o zasadzie 2 metrów odstępu pomiędzy osobami oczekującymi na skorzystanie z ogólnodostępnych toalet.
- Zwiększona częstotliwość sprzątania i dezynfekcji ogólnodostępnych toalet.
- W ramach możliwości zapewnienie bezdotykowego wejścia do ogólnodostępnych toalet (np. otwarcie na stałe i zablokowanie drzwi).
- Kontrola dostępu pod kątem osób, chcących skorzystać z ogólnodostępnych toalet (maksymalna liczba osób mogących przebywać jednocześnie w ogólnodostępnym pomieszczeniu toalety równa się ilości dostępnych kabin/pisuarów).
- W przypadku realizacji wydarzeń/spotkań w przestrzeni otwartej (tzw. plener) zdecydowane zwiększenie ilości toalet i umywalek.
- Dezynfekcja elementów sprzętowych udostępnianych uczestnikom wydarzenia/spotkania (np. krzesło, stolik, flipchart itp.) po każdym wydarzeniu/spotkaniu.
- Przechowywanie śmieci i odpadów w pojemnikach zamkniętych, regularnie czyszczonych i dezynfekowanych. Zaleca się stosowanie do Wytycznych Ministerstwa Klimatu i Głównego Inspektoratu Saniatrnego (link poniżej).
- Wyznaczenie i przygotowanie (m.in. wyposażonego w środki ochrony indywidualnej i płyn dezynfekujący) pomieszczenia, lub pokoju, w którym będzie można czasowo odizolować osobę w przypadku pojawienia się objawów chorobowych.
- Przygotowanie i umieszczenie w łatwo dostępnym miejscu potrzebnych numerów telefonów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej oraz służb medycznych.
Zapewnienie bezpieczeństwa uczestnikom/pracownikom obsługi/dostawcom wydarzenia/spotkania
- Wyznaczenie przez organizatora wydarzenia/spotkania osoby ds. przeciwdziałania COVID- 19, której zadaniem jest przygotowanie i wdrożenie wszystkich niezbędnych procedur dot. COVID - 19 na danym wydarzeniu/spotkaniu.
- Zapewnienie przez organizatora niezbędnych danych osobowych i kontaktowych wszystkich uczestników wydarzenia/spotkania, za ich zgodą, na wypadek stwierdzenia u któregoś́ z uczestników lub pracowników wydarzenia/spotkania zakażenia koronawirusem.
- Należy przygotować nowy lub uzupełnić istniejący regulamin danego wydarzenia/spotkania o procedury związane z przeciwdziałaniem COVID - 19 szczególnie uwzględniający klauzulę RODO dot. przekazania organizatorowi najważniejszych danych uczestników wydarzenia / spotkania.
- Należy poinformować uczestników wydarzenia/spotkania zarówno przed wydarzeniem/spotkaniem (np. drogą cyfrową) oraz przy samym jego rozpoczęciu o zastosowanych procedurach dot. przeciwdziałaniu zarażeniu koronawirusem.
- Uczestnik wydarzenia/spotkania powinien zostać wcześniej poinstruowany, że w przypadku wystąpienia niepokojących objawów w dniu spotkania nie powinien na nie przychodzić, powinien pozostać w domu, postępować zgodnie z zaleceniami Głównego Inspektora Sanitarnego/Ministerstwa Zdrowia i skontaktować się niezwłocznie z lekarzem lub powiatową stacją sanitarno-epidemiologiczną, oddziałem zakaźnym, a w razie pogorszenia się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować o swoich objawach.
- Zaleca się szczególnie, aby w wydarzeniach/spotkaniach nie brały udział osoby powyżej 70 roku życia i posiadające choroby przewlekłe.
- Zaleca się mierzenie temperatury u uczestników/pracowników obsługi/dostawców wydarzenia/spotkania za ich zgodą przez obsługę̨ (osobę wyznaczoną) za pomocą bezdotykowego termometru lub kamer termowizyjnych.
- Obowiązkowe stosowanie przez uczestników/pracowników obsługi/dostawców wydarzenia/spotkania środków ochrony osobistej - maseczek/przyłbic i jednorazowych rękawiczek (zarówno w trakcie samego wydarzenia/spotkania, jak i na etapie jego przygotowania tzw. montaż/demontaż).
- Obowiązkowa dezynfekcja dłoni przez uczestników/pracowników obsługi/dostawców wydarzenia/spotkania przed wejściem na teren wydarzenia/spotkania.
- Obowiązkowe szkolenie pracowników obsługi/dostawców w zakresie zastosowanych procedur przeciwdziałania COVID - 19 zastosowanych przy organizacji danego wydarzenia/spotkania szczególnie, uwzględniające bezdotykową obsługę uczestników wydarzenia / spotkania.
- Zapewnienie przez organizatora wydarzenia/spotkania w miejscu realizacji spotkania/wydarzenia odpowiedniej ilości środków ochrony osobistej w przypadku braku ich posiadania przez uczestników/pracowników obsługi/dostawców danego wydarzenia/spotkania.
- Należy ograniczyć ilość personelu obsługi/wydarzenia spotkania do niezbędnego minimum.
- Należy zwiększyć fizyczne odległości między pracownikami i zachować bezpieczeństwo pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa (zaleca się min. 1,5 metra odległości).
- Ograniczenie korzystania przez pracowników obsługi wydarzenia/spotkania z przestrzeni wspólnych, w tym:
- Wprowadzenie różnych godzin przerw.
- Zmniejszenie liczby pracowników korzystających ze wspólnych obszarów w danym czasie (np. przez rozłożenie przerw na posiłki).
- Należy stosować poniższe zalecenia dla uczestników/pracowników obsługi wydarzenia/spotkania:
- Przed rozpoczęciem wydarzenia / spotkania obowiązkowo należy umyć ręce wodą z mydłem.
- Nosić osłonę nosa i ust, ewentualnie przyłbicę oraz rękawice ochronne podczas wykonywania obowiązków.
- Zachować bezpieczną odległość od rozmówcy i współpracowników (rekomendowane są 2 metry).
- Regularnie często i dokładnie myć ręce wodą z mydłem zgodnie z instrukcją znajdującą się przy umywalce i dezynfekować osuszone dłonie środkiem na bazie alkoholu (min. 60%).
- Podczas kaszlu i kichania zakryć usta i nos zgiętym łokciem lub chusteczką – jak najszybciej wyrzucić chusteczkę do zamkniętego kosza i umyć ręce.
- Starać się nie dotykać dłońmi okolic twarzy, zwłaszcza ust, nosa i oczu.
- Dołożyć wszelkich starań (pracownicy obsługi wydarzenia/spotkania), aby stanowiska pracy były czyste i higieniczne, szczególnie po zakończonym dniu pracy. Należy pamiętać o dezynfekcji powierzchni dotykowych jak słuchawka telefonu, klawiatura i myszka, włączniki świateł czy biurka.
- Przygotowanie procedury postępowania na wypadek wystąpienia sytuacji podejrzenia zakażenia i skuteczne poinstruowanie pracowników.
- Uruchomienie alarmowego numeru telefonu organizatora, dostępnego w czasie wydarzenia/spotkania, oznakowanie w widocznych miejscach informacji o tym numerze i zasadach korzystania.
- Celem ograniczenia kontaktów międzyludzkich zaleca się tam gdzie jest to możliwe, wykorzystywanie do komunikacji m. in. telefonów, poczty elektronicznej itp.
- Dodatkowo zaleca się, aby organizator wydarzenia/spotkania współpracował tylko z dostawcami/obiektami posiadającymi odpowiednie własne protokoły bezpieczeństwa dot. COVID - 19.
Procedury zapobiegawcze: podejrzenie zakażenia koronawirusem pracowników/obsługi wydarzenia/spotkania
- Obowiązek zapoznania uczestników/pracowników obsługi wydarzenia/spotkania odnośnie wprowadzonego protokołu związanego z COVID-19 (przekazanie najważniejszych wytycznych i obowiązków w tym zakresie).
- Uczestnicy i pracownicy obsługi wydarzenia/spotkania powinni zostać poinstruowani, że w przypadku wystąpienia u nich niepokojących objawów nie powinni przychodzić na teren spotkania, powinni pozostać w domu i skontaktować się telefonicznie z lekarzem celem uzyskania teleporady medycznej, a w razie pogarszania się stanu zdrowia zadzwonić pod nr 999 lub 112 i poinformować, że mogą być zakażeni koronawirusem.
- Zaleca się bieżące śledzenie informacji Głównego Inspektora Sanitarnego i Ministra Zdrowia, dostępnych na stronach gis.gov.pl lub https://www.gov.pl/web/koronawirus/, a także obowiązujących przepisów prawa.
- W przypadku wystąpienia u pracownika wykonującego swoje zadania na terenie spotkania lub uczestnika przebywającego na terenie spotkania niepokojących objawów sugerujących zakażenie koronawirusem należy niezwłocznie odseparować go od reszty osób i skierować do punktu medycznego/wyznaczonego pomieszczenia.
- Pracownik obsługi/uczestnik wydarzenia/spotkania powinien oczekiwać na transport sanitarny w wyznaczonym pomieszczeniu/punkcie medycznym, w którym jest możliwe czasowe odizolowanie go od innych osób.
- Zaleca się ustalenie obszaru, w którym poruszał się i przebywał pracownik obsługi/uczestnik wydarzenia/spotkania, przeprowadzenie rutynowego sprzątania, zgodnie z procedurami sanitarnymi oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).
- Rekomenduje się stosowanie się do zaleceń państwowego powiatowego inspektora sanitarnego przy ustalaniu, czy należy wdrożyć dodatkowe procedury biorąc pod uwagę zaistniały przypadek.
Procedury postępowania w przypadku podejrzenia u osoby/uczestnika wydarzenia/spotkania zakażenia koronawirusem
- W przypadku stwierdzenia wyraźnych oznak choroby jak uporczywy kaszel, złe samopoczucie, trudności w oddychaniu, uczestnik/obsługa spotkania nie powinien uczestniczyć w wydarzeniu/spotkaniu. Powinien zostać poinstruowany o jak najszybszym zgłoszeniu się do najbliższego oddziału zakaźnego, celem konsultacji z lekarzem, poprzez udanie się tam transportem własnym lub powiadomienie 999 albo 112.
- Jeśli uczestnik mieszka w hotelu/ obiekcie/pensjonacie, w którym odbywa się spotkanie/wydarzenie – czasowe odizolowanie go w dedykowanym pomieszczeniu, powiadomienie dyspozytora medycznego o podejrzeniu zakażenia i zgłoszenie incydentu do kierownictwa obiektu w którym realizowane jest wydarzenie/event, co umożliwi obsłudze ustalenie obszaru, w którym poruszała się i przebywała osoba, przeprowadzenie rutynowego sprzątania, zgodnie z procedurami obiektu oraz zdezynfekowanie powierzchni dotykowych (klamki, poręcze, uchwyty itp.).
- Ustalenie listy osób (jeśli to możliwe) obecnych w tym samym czasie i miejscu na terenie spotkania, w których przebywał uczestnik/obsługa i zalecenie stosowania się do wytycznych Głównego Inspektora Sanitarnego dostępnych na stronie https://www.gov.pl/web/koronawirus/, oraz gis.gov.pl odnoszących się do osób, które miały kontakt z zakażonym.
- Należy powiadomić właściwą miejscowo powiatową stację sanitarno-epidemiologiczną i stosować się ściśle do wydawanych instrukcji i poleceń.
Źródło: www.gov.pl
Fot.: iStock